PRIVACY BELEID TC Vlodrop
Datum : 12-03-2021
Versie : 06
De tennisclub heeft de beschikking over de hieronder genoemde gewone persoonsgegevens.
Voornaam
Achternaam
Woonadres gegevens (Straat – Postcode – Plaats)
Telefoonnummer
Geboortedatum
E-mail adres
Bankrekening gegevens
Geslacht
Pasfoto
Nationaliteit
De tennisclub heeft niet de beschikking over bijzondere persoonsgegevens.
Deze gegevens zijn verkregen middels een inschrijfformulier bij de aanmelding als lid. Deze gegevens worden bewaard door het secretariaat gedurende het lidmaatschap en daarna zolang als nodig voor onderstaande doeleinden.
Er zijn geen persoonsgegevens ondergebracht bij derden.
De persoonsgegevens worden alleen opgeslagen en gebruikt voor de doeleinden waarvoor de tennisclub deze verkregen heeft. Deze doeleinden zijn:
· Ledenadministratie / vrijwilligers / donateurs
Verwerkt en gebruikt door de secretaris, voorzitter en penningmeester.De ledenadministratie en de administratie van de vrijwilligers en donateurs wordt digitaal beheerd op een centrale plek en bevat bovenstaande persoonsgegevens.
· Contributie- en training gelden heffing
Verwerkt en gebruikt door de penningmeester.Het verzoek tot betaling van de contributie- en training geschiedt jaarlijks middels het bezorgen van een op naam gestelde nota, dan wel incasso waarin (een gedeelte van) de bovenstaande persoonsgegevens worden (wordt) opgenomen. De persoonsgegevens worden digitaal beheerd en opgeslagen op een centrale plek.
· Donateurs bijdragen
Verwerkt en gebruikt door de penningmeester.De donateursbijdrage geschiedt jaarlijks door het bezorgen van een op naam gestelde nota, waarin (een deel van) bovenstaande persoonsgegevens worden (wordt) opgenomen. De persoonsgegevens worden digitaal beheerd en opgeslagen op een centrale plek.
· Informatieverstrekking / uitnodigingen voor bijeenkomsten
Verwerkt en gebruikt door de commissie IT & communicatie.De informatieverstrekking geschiedt door de commissie communicatie middels nieuwsbrieven en berichten welke per e-mail worden verzonden. De leden hebben toestemming gegeven voor de ontvangst van deze informatie en kunnen zich afmelden indien ze deze informatie niet (meer) wensen te ontvangen.
· Sponsors
Verwerkt en gebruikt door de commissie sponsoring.Gedurende de periode dat de tennisclub sponsorgelden tracht te genereren worden de naam- en adresgegevens bewaard van potentiële sponsors.
· Inplannen diverse ondersteunende diensten t.b.v. tennisclub Verwerkt en gebruikt door Bar- Techn. Dienst – Wedstrijd CommissieHet inplannen van diensten gebeurt in de KNLTB Club App en op basis van inplannen krijgen leden bericht over geplande dienst.
· Festiviteiten/Activiteiten voor bestaande - en ook oud leden
Gebruikt tbs organiseren festiviteiten zoals jaarfeesten, reünies etc. Tevens worden gegevens gebruikt tbv organisatie en uitnodiging toernooien.
VERKLARING
· Wij als vereniging hebben ons privacy beleid zichtbaar gemaakt op de website van de vereniging en verwijzen hiernaar in al onze documenten waarin persoonsgegevens staan.
· Wij als vereniging verklaren dat wij nooit persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.
· Wij als vereniging hebben persoonsgegevens altijd opgeslagen achter de beveiliging van minimaal een gebruikersnaam en een wachtwoord.
· Wij als vereniging hebben de persoonsgegevens alleen opgeslagen op computers/servers met beveiligingssoftware waarbij zowel de beveiligingssoftware als het besturingssysteem ingesteld zijn om automatisch updates op te halen en te installeren.
· Wij als vereniging verklaren dat wij nooit persoonsgegevens overdragen aan of opslaan bij partijen die gevestigd zijn buiten de EU.
· Wij als vereniging hebben de opgeslagen persoonsgegevens beveiligd met een back-up.
· In onze vereniging hebben alleen geautoriseerde personen toegang tot de persoonsgegevens van de vereniging.
· Wij als vereniging hebben personen geautoriseerd om de persoonsgegevens van de vereniging in te zien en te verwerken indien dit nodig is voor de uitoefening van hun functie.
· Wij als vereniging verklaren dat wij alle persoonsgegevens vernietigen als de overeenkomst op grond waarvan ze verkregen zijn verlopen is of de toestemming is ingetrokken.
· Wij als vereniging verklaren dat wij alleen persoonsgegevens van minderjarigen verwerken als daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
· Wij als vereniging hebben papieren documenten waarop de persoonsgegevens staan, opgeslagen achter slot en grendel.
· Binnen onze vereniging zijn de geautoriseerde personen op de hoogte van wat een data lek is. Ook is bekend waar dit intern gemeld moet worden zodat wij als vereniging adequaat het data lek kunnen afhandelen en documenteren.
· Wij als vereniging hebben alle bestuurs- en commissieleden duidelijk geïnstrueerd.
· Alle gegevens worden 1x per jaar gecontroleerd en indien goed gekeurd wordt hier verklaring van gemaakt en gearchiveerd.
· Bestuur en Commissie leden hebben een geheimhouding verklaring getekend m.b.t. persoons gegevens.
Geheim houding Verklaring. ( Voorbeeld )
Ondergetekende is bestuurs- en/of commissielid bij TC Vlodrop en erkent dat hem/haar geheimhouding is opgelegd van alle bijzonderheden betreffende de persoonsgegevens van de leden, vrijwilligers en donateurs. Ondergetekende verplicht zich dan ook strikte geheimhouding te betrachten wat betreft deze persoonsgegevens. In geval van signalering van data lek zal onmiddellijk de IT functionaris van de club op de hoogte gebracht worden. Zodra er een einde komt aan mijn actieve inzet voor de vereniging zal ik alle gegevens welke ik in mijn bezit heb aan de vereniging overhandigen, en verwijder ik alle gegevens ook van gegevens dragers in mijn bezit.
Voor- en achternaam: ______________________________________________
Plaats: ______________________________________________
Datum: ______________________________________________
Handtekening: _____________________________________________
